Cara Membuat Invoice Berulang di Paper.id (Menu Billing)

Paper.id  memiliki fitur Billing untuk membuat dan mengirimkan invoice secara berkala, yang mana Anda dapat mengatur tanggal pengiriman invoice dan tanggal berakhirnya pengiriman invoice tersebut, sehingga invoice akan terbuat dan terkirim secara otomatis ke email customer Anda sesuai dengan waktu yang sudah diatur. Untuk membuat Billing dimulai dengan membuat Plan dan Schedulernya terlebih dahulu. Berikut langkah membuat Plan dan Scheduler : 

1. Membuat Plan 

Plan adalah salah satu dokumen pada fitur billing  yang berguna seperti invoice penjualan, namun fitur ini hanya berlaku untuk invoice yang berulang. Pembuatan Plan di Paper.id dapat dilakukan dengan :

1.  
   1. Klik menu Billing > Plan > Buat Plan baru                                                                                             
      
       
   2. Kolom pertama adalah Nama Plan, berguna untuk menamakan Plan tersebut sesuai dengan kegunaannya
       
   3. Kolom selanjutnya adalah Deskripsi, berguna untuk memberikan deskripsi dari Plan tersebut
                
      
       
   4. Mengisi penjelasan produk untuk Plan tersebut, mulai dari nama produk, deskripsi, jumlah produk, diskon (jika ada), pajak dan jumlah keseluruhan setelah dihitung secara total.                           
      • Pajak bisa dipilih inclusive atau exclusive. Inclusive berarti harga produk tersebut sudah termasuk dengan pajak. Dan untuk exclusive, harga produk tidak termasuk dan akan ditambahkan pajak. Dan ini akan berpengaruh terhadap isi dari jurnal entrynya.
      • Diskon diisi dengan “%” dari total harga produk, ketika diskon terisi akan berpengaruh terhadap isi dari jurnal entrynya. Juga akan berpengaruh ketika penjualan bersih aktif
      • Qty bisa diisi dengan angka desimal, namun tidak bisa diisi dengan nilai kosong
      • Global Diskon pada bagian bawah, akan dibagi ke semua produk dengan persenan nilai dari total nilai produk tersebut
      • Klik Tambah Baris jika ada produk lain yang ingin dibuatkan tagihan kepada pelanggan. Kemudian, klik Masukkan Produk ke Invoice untuk menampilkan seluruh produk Anda yang telah disimpan sebelumnya.
        
                
        
         
      • Jika ada catatan yang ingin ditambahkan kepada pelanggan, Anda bisa tulis langsung di dalam kolom Keterangan.
         
      • Langkah terakhir, Anda bisa menuliskan perihal garansi, persyaratan dll mengenai produk Anda di dalam kolom Syarat dan Ketentuan. Anda juga dapat membuat pengaturan untuk Syarat dan Ketentuan 
                  
        
         
      • Setelah Anda melengkapi semua baris yang wajib diisi, Anda dapat menyimpan Plan tersebut.                                                                                                                                                           
   5. Setelah Anda membuat plan jika ada kesalahan dan ingin diubah atau dihapus, Anda bisa memilih plan diatas kemudian klik Tindakan > Ubah atau Tindakan > Hapus 
                              

2. Membuat Scheduler

Scheduler merupakan fitur untuk mengatur jadwal pengiriman invoice yang dibuat dari menu Plan. Pembuatan Scheduler di Paper.id dapat dilakukan dengan cara berikut :

• Klik menu Billing > Scheduler > Buat Schedule Baru
                                      
   

• Anda bisa memilih Plan mana yang ingin dibuatkan jadwal pengirimannya, dengan cara klik Plan di sebelah kiri atas
                  
  
   

• Kolom selanjutnya adalah Tanggal mulai, berguna untuk memilih tanggal mulai dari Scheduler tersebut
                
  
   

• Kolom Akhir Billing, menandakan kapan Billing tersebut akan berakhir. Terdapat tiga pilihan, yaitu :

a. Tidak Pernah, maka billing tersebut tidak akan pernah berakhir

b. Pada Tanggal, akan berakhir sesuai dengan tanggal yang Anda pilih

c. Setelah Ke, akan berakhir sesuai dengan jumlah invoice itu terbuat. Contoh: ketika Anda pilih 5, maka setelah 5 kali membuat invoice, Billing tersebut akan berakhir

•  Kolom Ulangi Setiap, untuk menentukan frekuensi Invoce tersebut akan terbuat                                       
                
  
   

•  Kolom Tanggal Penagihan, Untuk menentukan tanggal dari invoice tersebut                                             
                
  
   

• Kolom Hari Jatuh Tempo, berguna untuk menentukan tanggal jatuh tempo dari invoice yang terbuat
              
  
   

• Mengisi penjelasan mitra untuk Scheduler tersebut, nama mitra, dan Email. Untuk mengisi mitra, Anda cukup mengklik tombol Isi Mitra, akan muncul Pop Up yang berisi mitra Anda.
                
   

• Kolom Kirim Email Otomatis, berguna ketika invoice terbuat akan langsung mengirimkan e-mail tersebut

• Kolom Pengingat Invoice, Ketika invoice sudah terbuat akan langsung mengaktifkan fitur pengingat invoice

• Klik Simpan Scheduler, maka Schedule Anda akan tersimpan dan pengiriman Invoice otomatis sesuai dengan pengaturan yang Anda tetapkan akan dimulai.
  
            
   

Jika ada kesalahan dalam membuat Scheduler, Anda juga dapat mengubah atau menghapusnya dengan mudah di Paper.id. Cara mengubah atau menghapus Scheduler di Paper.id Anda hanya memilih Scheduler yang ingin dihapus atau diubah, kemudian pilih Tindakan > Ubah atau Tindakan > Hapus. 

Implikasi

Ketika Plan dibuat, tidak akan berpengaruh ke modul/fitur lain. Hanya akan membuat dokumen tersebut yang nantinya bisa digunakan untuk membuat jadwal penagihan invoice otomatisnya.

Ketika Scheduler dibuat, tidak akan berpengaruh ke modul/fitur lain. Hanya akan membuat dokumen tersebut dan proses penagihan akan dimulai setelah Scheduler disimpan. Penagihan otomatis hanya bisa melalui Email.

Informasi Terkait :

Membuat Invoice Penjualan