Cara Membuat Data Mitra pada Paper.id

Anda dapat menginput data mitra bisnis Anda pada Paper.id untuk memudahkan proses pencatatan invoice atau pencatatan bisnis lainnya.

 Penginputan data mitra pada Paper.id dapat dilakukan dengan 4 cara sebagai berikut :

1. Memasukkan secara langsung dari menu Mitra
2. Menginput dari form invoice penjualan dan invoice pembelian
3. Membuat data Mitra dengan cara bulky import data Mitra
4. Membuat Mitra dari menu PaperPay Out

Tutorial dan penjelasannya bisa dilihat dibawah ini:

1. Memasukkan secara langsung dari menu Mitra

• Klik menu Mitra lalu klik tombol biru bertuliskan Buat Mitra Baru di sisi kanan atas

• Pilih salah Tipe Mitra anda apakah Supplier, Client, atau Client & Supplier

         Terdapat beberapa kolom yang dapat Anda isi seperti berikut : 

• • Kolom yang wajib diisi (seperti gambar di atas)
    1. No. Mitra 
    2. Nama
    3. No. Telepon Utama (berfungsi untuk pengiriman notifikasi transaksi PaperPay Outdan PaperPay In)
•  
  • Kolom yang tidak wajib diisi (opsional, seperti gambar di bawah)
    1. Email (berfungsi untuk pengiriman dokumen dan notifikasi pembayaran)
    2. Telepon Seluler (berfungsi untuk kirim dokumen dan notif pembayaran)
    3. No Akun Virtual
    4. Alamat Baris 1
    5. Alamat Baris 2
    6. Kota/Kabupaten
    7. Kode Pos
    8. Provinsi
    9. Negara
    10. Website 
    11. Catatan

• Jika mitra Anda memiliki PIC atau beberapa informasi kontak tujuan dalam satu perusahaan yang sama, Anda dapat menambahkan data tersebut pada bagian Informasi Kontak. Informasi Kontak tambahan dapat dijadikan sebagai Contact Person (UP) pada pembuatan dokumen bisnis Anda.
                                                                                                                                                                                                                                 
• Informasi Rekening dapat diisi untuk mempermudah Anda dalam bertransaksi PaperPay Out                                                                                                                                                                                                 
• Selain itu, Anda juga dapat mengatur metode pembayaran untuk pembayaran digital PaperPay In. Untuk pengaturan Akun sudah default (Hutang Usaha dan Piutang Usaha) untuk melihat akun-akun standar apa saja yang digunakan saat pembuatan jurnal akuntansi                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

• Jika sudah mengisi semua diisikan, bisa klik Simpan
• Mitra Baru terbuat

2. Menginput dari form invoice penjualan dan invoice pembelian

Gambar dibawah ini adalah contoh jika membuat data mitra dari invoice penjualan, namun cara tersebut juga masih sama seperti yang ada pada invoice pembelian

• Klik menu Penjualan
• Pilih menu Invoice Penjualan
• Klik tombol biru bertuliskan Buat Invoice Baru di kanan atas halaman Invoice Penjualan

• Pada bagian Pelanggan, klik tombol biru bertuliskan Buat Mitra Baru, setelah itu ikuti langkah-langkah yang sama seperti di cara nomor 1. 

3. Membuat data Mitra dengan cara bulky import data Mitra

• Anda ke menu Mitra/Partner, Tindakan Lain setelah itu klik Unggah Data Mitra                                         
  
  
• Setelah itu Anda pilih salah satu Jenis Mitra yang ingin di Import lalu klik "Lanjutkan" yang ada di bawah kanan halaman. Ada 3 Jenis Mitra :
  a. Pemasok atau Supplier
  b. Pelanggan atau Customer
  c. Keduanya atau Both
  
                                                 
• Anda bisa download file template Mitra terlebih dahulu dengan klik Unduh Template
                 
  
  
• Setelah file template berhasil didownload, Anda dapat mengisi template excelnya sesuai petunjuk pada tab Instruction. Pastikan kolom No. Mitra, Nama Mitra, Kode Negara No. Telepon Utama dan No. Telepon Utama (HP), sedangkan kolom lainnya bersifat opsional (tidak wajib diisi)                             

a. No. Mitra: no mitra yang sesuai dengan yang Anda inginkan
b. Nama: nama mitra Anda yang ingin daftarkan

c. Kode Negara No. Telepon Utama: Kode negara nomor telpon mitra Anda
d. No. Telepon Utama (HP): no. telepon utama dari mitra Anda
e. Email: email dari mitra Anda
f. Telepon Seluler: no. telepon seluler mitra Anda
g. Alamat Baris 1: alamat dari mitra Anda
i. Alamat Baris 2: diisi dengan alamat dari mitra Anda
j. Kota/Kabupaten: kota/kabupaten asal dari mitra Anda
k. Provinsi: provinsi asal dari mitra Anda
l. Kode Pos: kode pos mitra Anda
m. Negara: negara asal dari mitra anda
n. Website: website yang dimiliki oleh mitra Anda
o. Catatan: memberikan catatan mitra Anda

• Jika sudah mengisi dan menyimpan templatenya, maka klik Unggah Template, lalu pilih file excel yang sudah Anda isi.
  
                  
• Jika ada notifikasi data mitra yang tidak sesuai dengan format setelah mengunggah template excel, maka Anda akan diarahkan mengoreksi isi template yang diupload. Perlu diperhatikan bahwa Jika Anda ingin melanjutkan, maka data yang tidak sesuai akan dihapus, seperti yang tertera di kiri bawah.
  
  
  1. • pilih Unduh Koreksi untuk melihat data yang tidak sesuai pada template tersebut
  2.  
     • Akan ada pesan didalam file tersebut bagian mana yang harus diperbaiki. Lakukan perbaikan  yang sesuai dan untuk melihat format penulisan dapat dilihat di Instruction. Lalu simpan file Excel tersebut
  3.  
     • Pilih Unggah Ulang untuk mengupload template yang telah diperbaiki                                                                                                                                                                                 
• Jika Anda belum memasukkan rekening bank pada data mitra tersebut, maka Anda dapat menginputnya secara manual di data Mitra setelah klik Simpan Mitra
  
                        
• Setelah itu akan muncul pop up, Anda bisa klik Iya, Lanjutkan
  
                        

 4. Membuat Mitra dari Menu Pembayaran Digital PaperPay Out

• Klik menu Pembayaran Digital
• Pilih menu PaperPay Out
• Klik tombol bertuliskan Kirim Pembayaran di bagian bawah Pembayaran Lainnya                                       
• Pada bagian Nama Penerima, klik tombol bertuliskan “Tambah” dan ikuti langkah-langkah pengisian mitra sesuai informasi diatas                                                                                                             

Setelah berhasil membuat Mitra baru, Anda bisa melakukan Ubah dan Hapus data Mitra jika ada kesalahan pada saat penginputan. Untuk mengubah atau menghapus Mitra, Anda dapat memilih salah satu mitranya kemudian klik Tindakan > Ubah atau Tindakan > Hapus.

Implikasi

Mitra berpengaruh terhadap Pembuatan Invoice, Order, Surat Jalan, dan Penerimaan Barang. Untuk di Purchase Order, Purchase Invoice, dan Penerimaan Barang menggunakan mitra bertipe Supplier. Sedangkan untuk Sales Order, Sales Invoice, dan Surat Jalan menggunakan mitra bertipe Client. Namun untuk mitra dengan tipe Both bisa melakukan transaksi untuk tipe Supplier dan Client.