Cara Membuat Sales Invoice atau Invoice Penjualan di Aplikasi Mobile

Invoice Penjualan (Sales Invoice) merupakan fitur utama pada Paper.id yang berguna untuk mencatat tagihan atas barang dan jasa yang telah Anda kirimkan ke pelanggan.

Pembuatan Sales Invoice di Paper.id dapat dilakukan oleh Owner, Admin dan Marketing baik melalui aplikasi atau desktop website. Pembuatan Sales Invoice di Paper.id memiliki dua cara : 

1. Menyalin dari Sales Order yang sudah dibuat : 

   1. Pada Sales Order yang statusnya Confirmed, klik tombol •••

      

      
      2. Kemudian muncul pop-up, pilih Salin ke Invoice Penjualan lalu lengkapi data di halaman Sales Invoice dan klik Simpan.

          

       

2. Membuat Invoice Penjualan dari menu Penjualan

   1. Klik menu Penjualan, lalu pilih Sales Invoice

      

       

   2. Untuk membuat Invoice baru, klik tombol Plus (+).

      

   3. Setelah klik tombol Plus (+) untuk membuat Invoice Baru, akan muncul halaman baru dan silakan lengkapi kolom-kolom yang wajib diisi.

   4. Upload Logo Perusahaan, berguna untuk mencantumkan logo usaha Anda pada invoice. Anda bisa mengupload logo perusahaan dengan klik logo pensil disamping nama usaha Anda.

      
       

   5. Jika Anda klik logo pensil di sisi kanan nomor invoice, maka akan muncul halaman Detail Invoice yang berisi nomor invoice, tanggal invoice, tanggal jatuh tempo, dan salesperson.

   6. Invoice No. berguna sebagai nomor urut invoice tersebut. Anda dapat menggunakan format bebas sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Setelah menyesuaikan format dan membuat Sales Invoice, Invoice No. akan naik secara otomatis ke nomor yang belum di gunakan

   7. Tanggal Invoice sebagai tanda kapan tagihan tersebut dibuat untuk pelanggan. Format telah tersedia sehingga Anda dapat mengisinya dengan mudah.

   8. Tanggal Jatuh Tempo sebagai tanggal terakhir pembayaran Sales Invoice. Dengan ini, Anda tidak perlu risau jika ada tagihan yang belum dibayarkan oleh pelanggan

   9. Jatuh Tempo sebagai tenggang waktu pembayaran yang dibuat oleh penjual kepada pembelinya.

      
       

   10. Pilih Mitra untuk memilih pelanggan atau customer atas tagihan tersebut. Anda dapat menambahkan data mitra dari kontak telpon atau mengisi secara manual.

       
       
        

   11. Mengisi Produk pada Sales Invoice, setelah klik Tambah Produk Anda akan diarahkan ke halaman berikut

       
        

   12. Untuk mengisi produk yang telah Anda input, silakan klik tombol kaca pembesar di sudut kanan atas, Anda akan diarahkan untuk memilih produk yang pernah Anda input di Paper.id. Kemudian isi penjelasan produk yang dijual kepada pelanggan, mulai dari deskripsi, jumlah produk, diskon (jika ada), pajak (opsional), dan jumlah keseluruhan setelah dihitung secara total.

       
        

   13. Jika ada catatan yang ingin ditambahkan kepada pelanggan, Anda bisa tulis langsung di dalam kolom Keterangan dengan klik logo plus (+) seperti pada gambar.

       

   14. Anda bisa menuliskan perihal garansi, persyaratan, dll mengenai produk Anda di dalam kolom Syarat & Ketentuan dengan klik logo plus (+).

       
        

   15. Langkah terakhir, Anda dapat mengunggah scan tanda tangan Anda ke invoice tersebut dengan klik tombol Tanda Tangan di paling bawah, lalu klik Unggah.

       
        

   16. Setelah Anda lengkapi semua baris yang wajib diisi, Anda dapat klik Simpan di pojok kanan bawah. Lalu invoice berhasil disimpan di akun Paper.id

       
        

Apa perbedaan di antara Simpan sebagai draft, Simpan dan Konfirmasi, serta Simpan dan Kirim?

• Simpan di draft mengarahkan invoice untuk tidak membuat ayat jurnalnya dahulu di menu Akunting dan tidak menyalin Surat Jalan. Anda tidak akan dapat mengirimkan invoice tersebut ke pelanggan karna statusnya masih berupa draft

• Simpan dan Konfirmasi akan langsung membuat Ayat Jurnal untuk Invoice tersebut dam menyalin ke Surat Jalan. Invoice yang sudah disimpan akan muncul di halaman daftar Sales Invoice. Atau jika sebelumnya Anda membuat Sales Invoice sebagai Draft, maka bisa diubah status Draft dengan klik Tindakan dan pilih Konfirmasi Draft ke Posted.

• Simpan dan Kirim akan langsung mengirimkan invoice tersebut ke email Client Anda dan akan langsung membuat ayat jurnalnya. Sales invoice yang sudah disimpan akan muncul pada halaman daftar tabel Sales Invoice.Jika Anda memilih opsi ini, maka Anda dapat mengirimkan invoice melalui WhatsApp, SMS, dan sosial media lainnya, namun jika  Anda tidak berkenan langsung membagikan invoice tersebut, Paper.id menyediakan salinan dalam bentuk PDF.

   

17. Jika ada kesalahan dalam pembuatan Invoice, Anda dapat mengubahnya dengan mudah dengan cara klik tombol ••• pada Invoice yang akan diubah atau dihapus.

Apabila di gambarkan dalam sebuah video, berikut cara membuat Sales Invoice atau Invoice Penjualan melalui Aplikasi Mobile :

Implikasi

• Ayat jurnal berjenis penjualan dan piutang akan otomatis terbentuk saat invoice penjualan berhasil tersimpan. Piutang usaha akan bertambah pada laporan akunting ketika invoice tersebut dibuat, dan untuk mengurangi piutang pada invoice harus membuatkan Terima Pembayaran di menu Kuitansi Penjualan.

• Jika invoice diubah atau dihapus, maka akan mengubah atau menghapus ayat jurnal sesuai dengan nilai ketika invoice di ubah atau dihapus. Begitu pula untuk jumlah piutang, dan status invoice akan mengikuti sesuai dengan apa yang Anda ubah atau hapus.