Cara Membuat Sales Invoice atau Invoice Penjualan di Aplikasi Mobile

Sales Invoice merupakan fitur utama pada Paper.Id yang berguna untuk mencatat tagihan atas barang dan jasa yang telah Anda kirimkan ke pelanggan.

Pembuatan Sales Invoice di Paper.id dapat dilakukan oleh Owner, Admin dan Marketing. Pembuatan Sales Invoice juga bisa diakses melalui Aplikasi Mobile.

Pembuatan Sales Invoice di Paper.Id memiliki dua cara : 

1. Menyalin dari Sales Order yang sudah dibuat :
1. Pada Sales Order yang telah confirm, klik tombol •••
   
   
   
   
2. Kemudian muncul pop-up pilihan, pilih menu salin ke Invoice Penjualan lalu lengkapi data di halaman Sales Invoice dan klik Simpan.
   
   
   
   
   
   

2. Membuat Invoice Penjualan dari menu Penjualan

   1. Klik menu Penjualan, lalu pilih Sales Invoice
      
      
      
      
   2. Untuk membuat Invoice baru, klik tombol Plus (+).
      
      
      
      
   3. Setelah mengklik tombol Plus (+) untuk membuat Invoice Baru, akan muncul halaman baru dan silakan lengkapi kolom-kolom yang wajib diisi.
   4. Upload Logo Perusahaan, berguna agar pada invoice logo Anda terlampir.
      
      
      
      
   5. Invoice No. berguna juga sebagai Nomor urut dari invoice tersebut, Anda dapat menggunakan berbagai format yang sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda. Setelah Anda menyesuaikan format dan membuat Sales Invoice, Invoice No. akan naik secara otomatis ke nomor yang belum di gunakan
   6. Invoice Date sebagai tanda kapan tagihan itu dibuat untuk pelanggan. Format telah tersedia jadi Anda dapat mengisinya dengan mudah.
   7. Tanggal Jatuh Tempo sebagai tanggal terakhir pembayaran dari Sales Invoice. Dengan ini, Anda tidak perlu risau jika ada tagihan yang belum dibayarkan oleh pelanggan
   8. Terms sebagai tenggang waktu pembayaran yang dibuat oleh penjual kepada pembelinya.
   9. Mata Uang, untuk saat ini mata uang yang tersedia baru Rupiah
      
      
      
      
   10. Pelanggan atau Customer dari Sales Invoice
       
       
       
       
   11. Mengisi Produk pada Sales Order, setelah klik Tambah Produk Anda akan diarahkan ke halaman berikut :
       
       
       
       
   12. Untuk mengisi produk yang telah Anda input sebelumnya silakan klik tombol kaca pembesar di sudut kanan atas, Anda akan diarahkan untuk memilih produk yang sebelumnya Anda input. Selanjutnya isi penjelasan produk yang dijual kepada pelanggan, mulai dari deskripsi, jumlah produk, diskon (jika ada), pajak dan jumlah keseluruhan setelah dihitung secara total.
       
       
       
       
   13. Jika ada catatan yang ingin ditambahkan kepada pelanggan, Anda bisa tulis langsung di dalam kolom Keterangan dengan mengklik tombol Pulpen seperti pada gambar.
   14. Anda bisa menuliskan perihal garansi, persyaratan dll mengenai produk Anda di dalam kolom Syarat & Ketentuan dengan mengklik tombol Pulpen seperti pada gambar.
       
       
       
       
   15. Langkah terakhir, Anda dapat mengunggah scan tanda tangan Anda ke invoice tersebut dengan mengklik tombol pada gambar.
       
       
       
       
   16. Setelah Anda melengkapi semua baris yang wajib diisi, Anda dapat menyimpan Sales Invoice tersebut dengan tiga cara, yaitu Simpan sebagai draft, Simpan dan Konfirmasi, dan Simpan dan Kirim.
       
       
       

Apa perbedaan di antara Simpan sebagai draft, Simpan dan Konfirmasi, serta Simpan dan Kirim?

• Simpan sebagai Draft mengarahkan Sales invoices untuk tidak membuat Ayat Jurnal pada accounting dan tidak menyalin Surat Jalan (Fitur untuk Basic User). Anda tidak akan dapat mengirim Sales invoice yang disimpan menggunakan pilihan Simpan sebagai Draft. 
• Simpan dan Konfirmasi akan langsung membuat Ayat Jurnal untuk Sales Invoices serta menyalin ke Surat Jalan. Sales invoice yang sudah disimpan akan muncul pada halaman daftar tabel Sales Invoice. Atau jika sebelumnya Anda membuat Sales Invoice sebagai Draft maka bisa diubah status Draft dengan klik Tindakan dan pilih Konfirmasi Draft ke Posted.
• Simpan dan Kirim akan langsung mengirimkan invoice tersebut ke email Client Anda dan akan langsung membuat ayat jurnalnya. Sales invoice yang sudah disimpan akan muncul pada halaman daftar tabel Sales Invoice.Jika Anda memilih opsi ini, maka Anda dapat mengirimkan invoice melalui whatsapp, SMS, dan social media lainnya, namun jika  Anda tidak berkenan langsung membagikan invoice tersebut Paper.id menyediakan salinan dalam bentuk PDF.
  

Apabila di gambarkan dalam sebuah video berikut cara membuat Sales Invoice atau Invoice Penjualan melalui Aplikasi Mobile :

17. Jika ada kesalahan dalam membuat Sales Invoice, Anda juga dapat mengubahnya dengan mudah di Paper.id. Untuk hapus atau ubah Anda hanya perlu untuk Klik tombol ••• pada Sales Invoice yang akan diubah atau dihapus. 

Implikasi

• Ketika Sales Invoice dibuat, akan membuatkan jurnal entry bertipe penjualan dan piutang. Piutang usaha akan bertambah pada laporan akunting ketika invoice tersebut dibuat, dan untuk mengurangi piutang pada invoice harus membuatkan Terima Pembayaran.
• Setelah invoice selesai diubah atau dihapus, maka akan ikut mengubah atau menghapus jurnal entry sesuai dengan nilai ketika invoice di ubah atau dihapus. Begitu pula untuk jumlah piutang, dan status invoice akan mengikuti sesuai dengan apa yang Anda ubah atau hapus.