Cara Membuat Invoice Down Payment

Invoice Down Payment atau Invoice Uang Muka merupakan fitur pada Paper.id untuk mencatat tagihan uang muka atas invoice barang dan jasa yang telah Anda buatkan ke pelanggan. Invoice Down Payment atau Invoice Uang Muka di Paper.id dapat dibuat oleh Owner, Admin dan Marketing. Cara untuk membuat Invoice Uang Muka memiliki dua cara:

1. Melalui Invoice Penjualan yang sudah dibuat 

• Klik menu Penjualan, pilih Invoice Penjualan, pilih 1 invoice yang ingin dibuatkan uang muka

• Klik Invoice Uang Muka yang terdapat di sebelah kanan invoice, lalu klik Tambah Invoice Uang Muka 

• Pilih Buat Invoice Uang Muka > pilih Lanjut

• Lengkapi kolom-kolom yang wajib diisi yang ditandai oleh bintang merah. Untuk pelanggan sudah terkunci untuk menandakan keterikatan dengan Invoice Penjualannya yang tercatat pada Dokumen Terhubung.

2. Membuat Invoice Down Payment dari menu Invoice Uang Muka

• Klik menu Invoice, pilih Invoice Uang Muka dan pilih Buat Baru

• Selanjutnya lengkapi informasi untuk Invoice Uang Muka.

Berikut informasi untuk membuat Invoice Down Payment:

a. No. Invoice berguna sebagai nomor Invoice Uang Muka tersebut, Anda dapat menggunakan format bebas sesuai kebutuhan bisnis Anda. Setelah Anda menyesuaikan format dan membuat Invoice Down Payment, nomor invoice akan naik secara otomatis ke nomor yang belum di gunakan
b. Tgl Invoice sebagai tanda kapan tagihan uang muka itu dibuat untuk pelanggan. Format telah tersedia dan Anda dapat mengisinya dengan mudah.
c. Tgl Jatuh Tempo sebagai tanggal terakhir pembayaran dari Invoice Down Payment. 
d. Termssebagai tenggang waktu pembayaran yang dibuat oleh penjual kepada pembelinya.
e. Pilih Mitra yang akan dibuatkan Invoice Uang Muka.

• Jika Anda melalui cara A, maka kolom pelanggan akan terkunci

• Jika Anda melalui cara B, maka Anda dapat memilih Pelanggan

f. Mengisi penjelasan dari Invoice Uang Muka seperti Deskripsi dan Jumlah Uang muka.
g. Jika ada catatan yang ingin ditambahkan kepada pelanggan, Anda bisa tulis langsung di dalam kolom Keterangan.
h. Anda bisa menuliskan perihal garansi, persyaratan dll mengenai produk Anda di dalam kolom Syarat & Ketentuan.

i. Setelah Anda melengkapi semua baris yang wajib diisi, Anda dapat menyimpan Invoice Down Payment tersebut dengan dua cara, yaitu Simpan sebagai draft, Simpan dan Konfirmasi, dan Simpan dan Kirim. 

Apa perbedaan di antara Simpan sebagai draft, Simpan dan Konfirmasi, serta Simpan dan Kirim?

• Simpan sebagai Draft mengarahkan Invoice Down Payment untuk tidak membuat Ayat Jurnal pada accounting. Anda tidak akan dapat mengirim invoice down payment tersebut.

• Simpan dan Konfirmasi akan langsung membuat Ayat Jurnal untuk Invoice Down Payment. Invoice Down Payment yang sudah disimpan akan muncul pada halaman daftar tabel Invoice Down Payment atau Invoice Uang Muka. 

• Simpan dan Kirim akan langsung mengirimkan invoice tersebut ke email Client Anda dan akan langsung membuat ayat jurnalnya. Invoice Down Payment. Invoice Down Payment yang sudah disimpan akan muncul pada halaman daftar tabel Invoice Down Payment atau Invoice Uang Muka.

a  Apabila Anda telah menyelesaikan proses pembuatan invoice down payment dengan memilih pilihan Simpan dan Konfirmasi, maka Anda dapat mengirimkan Invoice Down Payment tersebut dengan memilih tombol Kirim yang ada pada bagian kanan atas.

b. Cara lain untuk mengirim Invoice Down Payment adalah menggunakan tombol Tindakan yang ada pada tabel Invoice Down Payment. Klik tombol Tindakan > Kirim invoice

 

Jika ada kesalahan dalam membuat Invoice Down Payment, Anda juga dapat mengubah atau menghapusnya dengan mudah di Paper.id. Berikut cara mengubah atau menghapus Invoice Down Payment di Paper.id:

1. Klik menu Penjualan > Sales Invoice atau Invoice Penjualan 

2. Lalu pilih Invoice Down Payment atau Invoice Uang Muka

3. Setelah itu, muncul daftar Invoice Down Payment yang telah Anda buat 

4. Pilih salah satu invoice yang Anda ingin ubah datanya. Klik Tindakan > Ubah atau Tindakan > Hapus

Implikasi 

• Invoice Uang Muka yang dibuat di Paper.id sebagai pengurang nilai invoice yang ada, tidak bisa dihubungkan dengan beberapa invoice atau dibuat sebagai deposit dengan nilai invoice yang lebih besar.

• Jika membuat Invoice down payment dari Invoice Penjualan, maka status Invoice Penjualan akan partially paid, dan jumlah terhutangnya akan berkurang sesuai dengan invoice uang muka.

• Ayat jurnal atau Journal Entry yang terbuat dari Invoice Down Payment akan termasuk pada Akun Akunting Kewajiban kategori Hutang Non-Usaha, yaitu Penjualan dimuka in transit dan Pendapatan diterima dimuka.

1. Pembuatan Invoice Down Payment: 

• Penjualan dimuka in transit (Credit)

• Piutang Usaha (Debit)

2. Menyambungkan Invoice Down Payment dengan Invoice Penjualan:

• Piutang Usaha (Credit)

• Pendapatan diterima di muka (Debit)

3. Saat membuatkan Pembayaran Masuk atas Invoice Down Payment:

• Pendapatan diterima di muka (Credit)

• Piutang Usaha (Credit)

• Penjualan dimuka in transit (Debit)

• Kas/Bank (Debit)
   

Setelah invoice selesai diubah, maka akan ikut mengubah jurnal entry sesuai dengan nilai ketika invoice di ubah. Begitu pula untuk jumlah piutang, dan status invoice akan mengikuti sesuai dengan apa yang Anda ubah. 

Daftar gratis sekarang untuk merasakan kemudahan dalam transaksi bisnis dengan Paper.id!

Related Articles

Cara Membuat Invoice Penjualan