Cara Membuat Invoice Penjualan atau Sales invoice pada Paper.id

Sales Invoice merupakan fitur utama pada Paper.Id yang berguna untuk mencatat tagihan atas barang dan jasa yang telah Anda kirimkan ke pelanggan.

Pembuatan Sales Invoice di Paper.id dapat dilakukan oleh Owner, Admin dan Marketing, serta dapat dibuat melalui aplikasi Android. Berikut video dan penjelasan bagaimana cara membuat Sales Invoice.

Langkah Membuat Invoice Penjualan dari menu Invoice

1. Klik menu Penjualan, pilih Invoice Penjualan, lalu piilih My Invoice

2. Klik tombol Buat Invoice Baru untuk buat invoice baru

   

3. Setelah mengklik Buat Invoice Baru, akan muncul tampilan seperti berikut. Lengkapi kolom-kolom yang wajib diisi (kolom bertanda merah).

   

   

   
   a. No. Invoice. berguna sebagai Nomor urut invoice. Anda dapat menggunakan format bebas sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Setelah Anda menyesuaikan format nomor invoicenya, Invoice No. akan naik secara otomatis ke nomor yang belum digunakan.
   b. Salesperson berguna untuk menginput nama salesperson dari invoice tersebut.
   c. Tanggal Invoice sebagai tanda kapan tagihan tersebut dibuat untuk pelanggan. Format telah tersedia, sehingga Anda dapat mengisinya dengan mudah.
   d. Tanggal Jatuh Tempo sebagai tanggal terakhir pembayaran invoice tersebut. Dengan ini, Anda tidak perlu kuatir jika ada tagihan yang belum dibayarkan oleh pelanggan
   e. Pelanggan atau Customer Anda dan Kontak Person akan muncul ketika Anda memilih pelanggan yang Anda isi dari menu mitra atau bisa Anda tambahkan saat membuat invoice
   f. Mengisi penjelasan produk yang dijual kepada pelanggan, mulai dari nama produk, deskripsi, kuantitas dan harga.
   g. Diskon diisi dengan jumlah potongan harga dari total harga produk, ketika diskon terisi akan berpengaruh terhadap isi dari ayat jurnal. Hal ini berpengaruh ketika penjualan bersih yang ada di Pengaturan dalam kondisi aktif.
   h. Pajak bisa dipilih inclusive atau exclusive. Inclusive berarti harga produk tersebut sudah termasuk dengan pajak. Dan untuk exclusive, harga produk tidak termasuk dan akan ditambahkan pajak. Dan ini akan berpengaruh terhadap isi dari jurnal entrynya. 
   i. Tambah Baris jika ada produk lain yang ingin dibuatkan tagihan kepada pelanggan. 
   j. Masukan Produk ke Invoice untuk menampilkan seluruh produk Anda yang telah disimpan sebelumnya dan Anda dapat pilih produknya.
   k. Diskon Tambahan , diskon yang diberikan sebagai tambahan potongan, diskon ini dapat diisi dengan persen dan nominal
   l. Keterangan Jika ada catatan yang ingin ditambahkan kepada pelanggan, seperti Nomor Rekening pembayaran.
   l. Syarat dan Ketentuan, Anda bisa menuliskan perihal garansi, persyaratan dll mengenai produk Anda. 
    

4. Setelah Anda melengkapi semua baris yang wajib diisi, Anda dapat menyimpan Sales Invoice tersebut dengan tiga cara, yaitu Simpan sebagai draft, Simpan dan Konfirmasi, dan Simpan dan Kirim.

   

Langkah Membuat Invoice Penjualan dari Menu Order Penjualan (Sales Order)

1. Klik menu Penjualan > pilih Order Penjualan > pilih order yang ingin disalin menjadi invoice > pilih Lihat SO

   

2. Anda akan masuk ke tampilan Sales Order secara penuh. Di kanan atas, pilih Tindakan lalu pilih Salin ke Invoice Penjualan

   

3. Setelah itu akan muncul pop-up sebagai berikut

   

    

• Pilih Buat Invoice Penjualan, jika Anda ingin membuat invoice penjualan yang baru dari Order Penjualan tersebut

• Pilih Pilih Invoice Penjualan, jika Anda ingin menghubungkan Order Penjualan tersebut ke dalam Invoice Penjualan yang sudah ada.

Langkah Membuat Invoice Penjualan dari Shared Invoice

1. Klik menu Penjualan > pilih Invoice Penjualan

2. Pilih invoice dari customer Anda yang ingin disalin menjadi invoice penjualan > klik titik tiga di sebelah kanan > pilih Simpan sebagai Invoice Penjualan

   

3. Pilih Lanjut untuk menyimpan permintaan invoice tersebut

   

4. Setelah itu akan muncul tampilan seperti berikut. Lengkapi kolom-kolom yang wajib diisi (kolom bertanda merah) 

   

   

5. Jika semua data sudah terisi, Anda dapat menyimpan invoice tersebut dengan tiga cara, yaitu Simpan sebagai draf, Simpan dan Konfirmasi, dan Simpan dan Kirim.

   

Apa perbedaan di antara Simpan Draf, Simpan dan Konfirmasi, serta Simpan dan Kirim?

• Simpan Draf mengarahkan Sales Invoices agar tidak langsung membuat Ayat Jurnal pada Akunting dan tidak menyalin Surat Jalan. Anda tidak akan dapat mengirim Sales invoice yang disimpan menggunakan pilihan Simpan Draf. 

• Simpan dan Konfirmasi akan langsung membuat Ayat Jurnal untuk Sales Invoices serta menyalin ke Surat Jalan. Sales invoice yang sudah disimpan akan muncul pada halaman daftar Sales Invoice. Jika sebelumnya Anda membuat Sales Invoice sebagai Draft, maka bisa diubah statusnya dengan klik Tindakan dan pilih Konfirmasi Draft ke Posted.

• Simpan dan Kirim akan langsung mengirimkan invoice tersebut ke email, WhatsApp atau SMS pelanggan Anda dan akan langsung membuat ayat jurnalnya. Sales Invoice yang sudah disimpan akan muncul pada halaman daftar Sales Invoice.

   

Jika Anda sudah menyelesaikan proses pembuatan Sales Invoice dengan memilih pilihan Save and Confirm, maka Anda dapat mengirimkan Sales Invoice tersebut dengan memilih tombol Kirim yang ada pada bagian kanan atas.

Cara lain untuk mengirim Sales invoice adalah menggunakan tombol Tindakan yang ada pada tabel Sales Invoice. Klik tombol Tindakan > Kirim invoice

Jika ada kesalahan dalam membuat Sales Invoice, Anda dapat mengubah atau menghapusnya dengan mudah dengan cara berikut : 

1. Klik menu Penjualan > Sales Invoice atau Invoice Penjualan

2. Akan muncul daftar Sales Invoice yang telah Anda buat sebelumnya

3. Pilih salah satu invoice yang ingin Anda ubah datanya. Klik Tindakan > Ubah atau Tindakan > Hapus

   

Invoice penjualan yang sudah dihapus dapat dilihat di menu Invoice Penjualan > pilih Tindakan Lainnya > pilih Invoice Terhapus. Invoice yang sudah dihapus tidak dapat diaktifkan kembali, namun Anda dapat menduplikasinya agar terbentuk invoice penjualan yang baru dengan isi invoice yang sama seperti sebelumnya

Untuk memudahkan penerimaan dana dari customer tanpa harus melihat detail invoice di Paper, Anda bisa langsung melakukan generate Qris atau salin link pembayaran seperti gambar di bawah ini. Pastikan sudah klik salah satu invoice yang ingin dilakukan generate Qris atau salin link pembayaran.

Saat klik Salin Link Pembayaran, maka link Payper akan otomatis tersalin dan dapat dibuka pada browser. Saat klik Buat Qris Pembayaran maka langsung memunculkan qris yang bisa disimpan untuk pembayaran invoice.

Implikasi

• Ketika Sales Invoice dibuat, maka otomatis membuatkan ayat jurnal bertipe penjualan dan piutang. Piutang usaha akan bertambah pada laporan akunting ketika invoice tersebut tersimpan, dan untuk mengurangi piutang pada invoice harus membuatkan terima pembayaran.

• Setelah invoice diubah, maka akan ikut mengubah ayat jurnal sesuai dengan nilai ketika invoice diubah. Begitu pula untuk jumlah piutang, dan status invoice akan mengikuti sesuai dengan apa yang Anda ubah. 

• Sales Invoice dengan status Paid atau Partially Paid tidak dapat Anda hapus melalui menu ini. Untuk dapat menghapusnya, Anda harus menghapus payment yang bersangkutan dengan Sales Invoice tersebut terlebih dahulu. Ketika pembayaran dan Sales Invoice berhasil di hapus maka secara otomatis akan menghapus jurnal entrynya juga

• Generate qris hanya bisa dilakukan jika sudah berhasil melakukan verifikasi dokumen usaha pada akun Paper
• Bagian Shared Invoice berisi invoice-invoice yang diajukan oleh customer Anda, dan invoice tersebut hanya bisa muncul jika mitra Anda juga pengguna Paper (user to user).
   

Informasi Terkait :

• Membuat Surat Jalan
• Membuat Pembayaran masuk
• Membuat Sales Order
• Membuat Produk
• Membuat Mitra
• Melihat Riwayat Dokumen