Cara Membuat Kuitansi Pembelian pada Paper.id

Setelah Anda membuat Purchase Invoice di Paper.id akan langsung terhubung dengan fitur akunting untuk pembukuan dan fitur keuangan untuk mengetahui pengeluaran secara real time. Jika Anda telah membayar ke supplier maka langkah selanjutnya membuat kuitansi pembelian. Pembuatan kuitansi pembelian  di Paper.id dapat dilakukan oleh Owner, Admin dan Marketing

Membuat kuitansi pembelian untuk pembayaran Purchase Invoice di Paper.id juga dapat dilakukan dengan dua metode, yakni pencatatan manual maupun pembayaran digital melalui fitur PaperPay Out yang bisa Anda cek melalui artikel berikut PaperPay Out Bayar ke Supplier.

Untuk membuat kuitansi pembelian secara manual terdiri dari 3 cara berikut:

1. Membuat Kuitansi Pembelian dari Menu Pembelian

a.Klik menu Pembelian > Kuitansi Pembelian.

b. Kemudian klik tombol Buat Kuitansi Pembelian di pojok kanan atas. 

c. Pada tampilan Terima Pembayaran untuk Invoice,  Isi kolom Pembayaran Dari dengan nama pelanggan yang membayarkan tagihannya.

• Tanggal berisikan tanggal kapan uang tersebut dibayar oleh Anda ke supplier
• Metode Pembayaran berisikan cara pembayaran yang digunakan oleh Anda untuk membayar ke Supplier.
• Akun keuangan, menentukan pembayaran tersebut akan keluar ke akun anda yang mana.
• Di kolom catatan, Anda bisa mencatatkan informasi tambahan terkait dengan pembayaran uang dari pelanggan.
• Pada kolom Kepada Invoice, pilih invoice yang akan dibuatkan pembayarannya dengan mengklik tombol Pilih Invoice Pembelian. Setelah mengklik tombol tersebut, akan muncul invoice yang masih berstatus Unpaid atau Overdue. Checklist invoice yang akan dibuatkan pembayarannya, kemudian klik Simpan.
• Setelah klik Simpan, data-data invoice akan tertera di kolom Kepada Invoice. Ketik manual jumlah pembayaran yang dibayar pada kolom Jumlah Terbayar. Jika sudah selesai, klik Simpan Pembayaran Keluar.
• Apabila jumlah pembayaran sudah dibayar penuh, invoice akan berstatus Paid. Namun apabila invoice baru dibayar sebagian, invoice akan berstatus Partially Paid.

2. Membuat  Kuitansi Pembelian dari menu Lihat Invoice Pembelian

a. Pilih dan buka invoice yang ingin dibuat pembayarannya.

b. Klik tombol Tindakan di pojok kanan atas, lalu pilih Buat Kuitansi Pembelian.
 

c. Setelah klik Buat Kuitansi Pembelian, akan muncul tampilan sebagai berikut. Anda dapat melengkapi kolom-kolom yang wajib diisi, ditandai dengan ikon bintang kecil berwarna merah.

• Tanggal pembayaran berisikan jadwal kapan uang tersebut dikeluarkan oleh Anda.
• Metode Pembayaran berisikan cara pembayaran yang digunakan Anda untuk membayar tagihan invoice.
• Jumlah berisikan jumlah tagihan yang sudah dibayar oleh Anda ke supplier.
• Akun keuangan, menentukan pembayaran tersebut akan keluar akun anda yang mana.
• Di kolom Catatan, Anda bisa mencatatkan informasi tambahan terkait dengan pembayaran uang ke supplier Anda.
• Setelah semua kolom terisi, klik Simpan Pembayaran Keluar. Apabila jumlah pembayaran sudah dibayar penuh, invoice akan berstatus Paid. Namun apabila invoice baru dibayar sebagian, invoice akan berstatus Partially Paid.

Jika ada kesalahan dalam pembuatan Kuitansi Pembelian diatas, Anda bisa melakukan ubah atau hapus pembayaran dengan cara berikut : 

1. Masuk menu Pembelian
2. Pilih Kuitansi Pembelian
3. Terdapat list-list semua Pembayaran Keluar yang sudah Anda buat.
4. Pilih Pembayaran Keluar yang ingin dihapus
5. Klik tombol Tindakan, lalu akan muncul 4 pilihan yakni Kirim Kuitansi, Lihat Kuitansi, Ubah, dan Hapus. Pilih Hapus  untuk menghapus pembayaran dan pilih ubah untuk mengubah pembayaran .

Implikasi

Ketika payment sudah di buat, juga ikut membuat transaksi keuangan dan membuat jurnal entrynya. Akan langsung mengurangi dana di akun keuangan yang dipilih dan akan mengurangi hutang usaha pada invoice yang dipilih dan dilaporan.