Cara Membuat Surat Jalan di Paper.id

Surat jalan/Delivery Order merupakan salah satu fitur dari Paper.id yang mana dapat mencatat pengeluaran barang dari lokasi gudang Anda.

Membuat Surat jalan/Delivery Order di Paper.id cukup mudah karena dapat dibuat oleh Owner (pemilik) usaha ataupun Admin. Anda dapat menggunakan fitur Surat Jalan ini di paket Free.

Untuk bisa membuat Surat jalan/Delivery Order harus menggunakan Produk bertrack stok = ON. Untuk mengetahui cara pembuatan produk, Anda dapat mengunjungi artikel Cara Membuat Produk pada Paper.id.

Pembuatan Surat jalan/Delivery Order pada Paper.id dapat dilakukan dengan dua cara, yakni:

1. Menyalin dari Surat jalan/Delivery Order yang telah dibuat dari sales invoice:

a.Lihat sales invoice yang telah confirm. Pastikan tombol Direct Sales/ Purchase pada menu Pengaturan----> Pengaturan Stok sudah dalam posisi OFF saat membuat Sales Invoice.

b. Kemudian, pilih menu Kirim Barang yang ada di bagian sebelah kanan invoice, maka akan muncul pilihan Draft surat jalan atau barang telah terkirim.

c. Jika Anda memilih Draft surat jalan, maka akan membuatkan Surat jalan/Delivery Order dengan status Draft. Setelah klik Draft Surat Jalan, akan muncul tampilan sebagai berikut.

Pada kolom Kirim Dari, pilih Lokasi dari mana barang akan dikeluarkan.
Pada kolom Metode Pengiriman, pilih cara pengiriman barang tersebut.
Pada kolom Nomor Kendaraan, isikan nomor polisi kendaraan yang mengantar barang.
Pada kolom Nomor Resi, isikan nomor resi pengiriman barang, jika ada.
Pada kolom Nama Pengemudi, isikan nama pengemudi yang mengantarkan barang.
Pada kolom Jumlah Berat, isikan total berat barang yang dikirim.
Pada kolom Dokumen Referensi dari Pelanggan, isikan nomor dokumen referensi jika ada.
Pada kolom Keterangan, tambahkan keterangan jika ada.
Jika kolom-kolom sudah diisi sesuai kebutuhan, pilih dan klik Simpan. Setelah klik Simpan, akan muncul tampilan Surat Jalan seperti berikut.

Surat Jalan yang sudah terbuat, masih berstatus Draft. Pada bagian pojok kanan atas Surat Jalan tersebut, terdapat beberapa pilihan yaitu :
Jika Anda memilih Konfirmasi Dokumen Stok, akan mengubah status Surat Jalan dari Draft menjadi Posted
Jika Anda memilih Ubah, Anda akan diarahkan untuk mengubah isi Surat Jalan yang sudah terbuat.
jika Anda memilih Unduh, Anda akan mendownload Surat Jalan tersebut.
Jika Anda memilih Ubah Template, Anda akan diarahkan untuk mengubah template Surat Jalan.
Jika Anda memilih Kirim, maka akan mengirimkan Surat Jalan ke email Customer User Anda.

2. Buat langsung dari menu Surat jalan

a. Klik menu Penjualan > Surat jalan. Setelah itu, klik tombol Buat Surat Jalan yang ada di bagian kanan atas.

b. Setelah mengklik tombol Buat Surat Jalan, maka akan muncul tampilan seperti berikut :

Mengisi kolom client atau pelanggan yang akan menerima Surat jalan.
Mengisi kolom Tanggal Transaksi sebagai tanda kapan Surat jalan dibuat untuk pelanggan. Format telah tersedia jadi Anda dapat mengisinya dengan mudah.
Mengisi kolom No. surat jalan berguna juga sebagai Nomor urut dari surat jalan tersebut, Anda dapat menggunakan berbagai format yang sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda. Setelah Anda menyesuaikan format dan membuat Surat jalan, No. Surat jalan akan naik secara otomatis ke nomor yang belum di gunakan
Mengisi kolom Kirim Dari, diisi dengan lokasi asal barang tersebut akan dikirim
Mengisi kolom Dokumen Referensi dari Pelanggan, jika ada dokumen referensinya.
Isi kolom Metode Pengiriman dengan cara pengiriman yang akan dipilih.
Mengisi kolom Nomor Kendaraan, jika barang dikirim menggunakan kendaraan.
Mengisi kolom Nomor Resi jika ada.
Mengisi Nama Pengemudi jika barang dikirim dengan menggunakan kendaraan.
Mengisi Jumlah Berat barang yang dikirimkan.

Mengisi Nama Produk yang akan dikirimkan kepada klien.
Setelah Anda melengkapi semua baris yang wajib diisi, Anda dapat menyimpan surat jalan/Delivery Order tersebut dengan dua cara, yaitu Simpan Draft atau Simpan dan Proses.

Apa perbedaan di antara Simpan Draft dengan Simpan dan Proses?

Simpan Draft mengarahkan surat jalan/Delivery Order untuk tidak membuat Ayat Jurnal pada accounting. Simpan Draft bisa digunakan ketika barang Anda akan dikirimkan. Namun Anda dapat membuat dokumen ini menjadi Confirm dengan cara lihat dokumen > klik tombol Konfirmasi. Dokumen ini akan berubah menjadi Posted
Simpan dan Proses akan menyimpan dokumen tersebut menjadi posted langsung membuat Ayat Jurnal untuk surat jalan/Delivery Order dan akan mengupdate stok FIFO. Save and Confirm bisa digunakan ketika Anda sudah mengirim barang tersebut

Jika Anda membuat kesalahan dalam mencatat Surat jalan/Delivery Order , Anda juga bisa mengubah dan menghapus dengan mudah. Namun ubah Surat Jalan Anda tidak dapat mengubah Surat jalan dengan status Posted. Caranya mudah hanya dengan pilih surat jalannya kemudian klik Tindakah > Ubah atau Tindakan > Hapus.

Implikasi

Jika membuat surat jalan dengan cara satu atau cara dua tetap akan mempengaruhi HPP dan persediaan. Persediaan akan berkurang sesuai dengan value/nilai yang ada pada produk tersebut. Dan HPP akan bertambah sesuai dengan value/nilai dari produk tersebut.

What’s next?

Cara Melihat Update Stok

Related Articles

Membuat Sales Invoice

Membuat Produk

Membuat Mitra

Membuat Lokasi