Surat jalan (Delivery Order) merupakan salah satu fitur dari Paper.id untuk mencatat pengeluaran barang dari lokasi gudang Anda. Surat Jalan dapat dibuat oleh Owner (pemilik) usaha ataupun Admin.
Untuk membuat Surat jalan harus menggunakan produk yang track stoknya aktif. Untuk mengetahui cara pembuatan produk, Anda dapat mengunjungi artikel Cara Membuat Produk pada Paper.id.
Pembuatan Surat jalan pada Paper.id dapat dilakukan dengan dua cara, yakni:
1. Menyalin dari Surat jalan yang telah dibuat dari invoice penjualan
a. Pilih salah satu invoice penjualan yang ada di akun Paper.id. Pastikan dashboard stock dalam kondisi nonaktif saat membuat invoice penjualan
b. Lalu pilih menu Kirim Barang yang ada di sebelah kanan invoice, maka akan muncul pilihan Draft Surat Jalan atau Barang Telah Terkirim
c. Jika Anda memilih Draft Surat Jalan, maka akan membuatkan Surat jalan dengan status draft. Setelah klik Draft Surat Jalan, akan muncul tampilan sebagai berikut
- Pada kolom Kirim Dari, pilih Lokasi dari mana barang akan dikeluarkan.
- Pada kolom Metode Pengiriman, pilih cara pengiriman barang tersebut.
- Pada kolom Nomor Kendaraan, isikan nomor polisi kendaraan yang mengantar barang.
- Pada kolom Nomor Resi, isikan nomor resi pengiriman barang, jika ada.
- Pada kolom Nama Pengemudi, isikan nama pengemudi yang mengantarkan barang.
- Pada kolom Jumlah Berat, isikan total berat barang yang dikirim.
- Pada kolom Dokumen Referensi dari Pelanggan, isikan nomor dokumen referensi jika ada.
-
Pada kolom Keterangan, tambahkan keterangan jika ada
Jika kolom-kolom sudah diisi sesuai kebutuhan, pilih dan klik Simpan. Setelah klik Simpan, akan muncul tampilan Surat Jalan seperti berikut.
Surat Jalan yang sudah terbuat, masih berstatus draft. Pada bagian pojok kanan atas Surat Jalan tersebut, terdapat beberapa pilihan yaitu :
- Jika memilih Konfirmasi Dokumen Stok, akan mengubah status Surat Jalan dari draft menjadi posted
- Jika memilih Ubah, Anda akan diarahkan untuk mengubah isi Surat Jalan yang sudah terbuat.
- Jika memilih Unduh PDF, Anda akan mendownload Surat Jalan tersebut.
- Jika memilih Ubah Template, Anda akan diarahkan untuk mengubah template Surat Jalan.
- Jika memilih Kirim, maka akan mengirimkan Surat Jalan ke email customer Anda (namun tidak berlaku untuk Surat Jalan yang berstatus draft)
2. Buat langsung dari menu Surat jalan
a. Klik menu Penjualan > pilih Surat jalan. Setelah itu, klik tombol Buat Surat Jalan yang ada di sebelah kanan atas
b. Setelah mengklik tombol Buat Surat Jalan, maka akan muncul tampilan seperti berikut :
- Mengisi kolom Penerima yang akan menerima Surat jalan.
- Mengisi kolom Tanggal Transaksi sebagai tanda kapan Surat jalan dibuat untuk pelanggan. Format telah tersedia jadi Anda dapat mengisinya dengan mudah.
- Mengisi kolom No. Surat Jalan berguna juga sebagai nomor urut dari surat jalan tersebut, Anda dapat menggunakan berbagai format yang sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda. Setelah Anda menyesuaikan format dan membuat Surat jalan, nomor surat jalan akan naik secara otomatis ke nomor yang belum digunakan
- Mengisi kolom Kirim Dari, diisi dengan lokasi asal barang tersebut akan dikirim
- Mengisi kolom Dokumen Referensi dari Pelanggan, jika ada dokumen referensinya.
- Isi kolom Metode Pengiriman dengan cara pengiriman yang akan dipilih.
- Mengisi kolom Nomor Kendaraan, jika barang dikirim menggunakan kendaraan.
- Mengisi kolom Nomor Resi jika ada.
- Mengisi Nama Pengemudi jika barang dikirim dengan menggunakan kendaraan.
- Mengisi Jumlah Berat barang yang dikirimkan.
- Mengisi Nama Produk yang akan dikirimkan kepada klien
Setelah Anda melengkapi semua baris yang wajib diisi, Anda dapat menyimpan surat jalan tersebut dengan dua cara, yaitu Simpan Draft atau Simpan dan Proses
Apa perbedaan antara Simpan Draft dengan Simpan dan Proses?
- Simpan Draft mengarahkan surat jalan/Delivery Order untuk tidak membuat Ayat Jurnal pada accounting. Simpan Draft bisa digunakan ketika barang Anda akan dikirimkan. Namun Anda dapat membuat dokumen ini menjadi Confirm dengan cara lihat dokumen > klik tombol Konfirmasi. Dokumen ini akan berubah menjadi Posted
- Simpan dan Proses akan menyimpan dokumen tersebut menjadi posted langsung membuat Ayat Jurnal untuk surat jalan/Delivery Order dan akan mengupdate stok FIFO. Save and Confirm bisa digunakan ketika Anda sudah mengirim barang tersebut
Jika Anda membuat kesalahan dalam mencatat surat jalan, Anda juga bisa mengubah dan menghapus dengan mudah. Namun Anda tidak dapat mengubah surat jalan dengan status Posted. Caranya yaitu dengan pilih surat jalannya kemudian klik Tindakah > Ubah atau Tindakan > Hapus
Implikasi
Jika membuat surat jalan dengan cara pertama atau cara kedua, tetap akan mempengaruhi HPP dan persediaan. Persediaan akan berkurang sesuai dengan value/nilai yang ada pada produk tersebut. Dan HPP akan bertambah sesuai dengan value/nilai dari produk tersebut.
What’s next?
Informasi Terkait :
Komentar
0 komentar
Harap masuk untuk memberikan komentar.