Cara pembuatan Purchase Invoice atau Invoice Pembelian pada Paper.Id

Purchase Invoice atau Invoice Pembelian merupakan salah satu fitur andalan dari Paper.id yang dapat mencatat pembelian produk, dan menghitung jumlah utang usaha ke supplier. Membuat invoice pembelian di Paper.id sangat mudah, karena dapat dibuat oleh Owner (pemilik) usaha ataupun Admin. Pembuatannya juga bisa diakses melalui website ataupun aplikasi Aplikasi Mobile. Perlu di tekankan untuk pembuatan Purchase Invoice atau Invoice Pembelian apabila Anda ingin menambahkan stock secara otomatis melalui Purchase Invoice atau Invoice Pembelian silakan aktifkan tombol Direct Sales atau Dashboard Stok Anda terlebih dahulu.

Langkah Membuat Invoice Pembelian dari menu My Invoice

Klik menu Pembelian > pilih Invoice Pembelian > di bagian My Invoice pilih Buat Invoice Pembelian
Mengisi Invoice No. yang berguna sebagai nomor tagihan yang akan terima dari supplier/pemasok. Format Invoice No. bisa diisi secara bebas sesuai dengan keinginan Anda sebagai pemilik usaha.
Mengisi Invoice Date sebagai tanda kapan invoice tersebut diterbitkan oleh supplier/pemasok. Format telah tersedia jadi Anda dapat mengisinya dengan mudah.
Mengisi Due Date atau tanggal jatuh tempo pembayaran dari Purchase Invoice.
Mengisi Supplier atau pemasok dari Purchase Invoice.
Mengisi penjelasan produk yang dijual kepada pelanggan, mulai dari nama produk, deskripsi, jumlah produk, diskon (jika ada), pajak dan jumlah keseluruhan setelah dihitung secara total.
Pajak bisa dipilih inclusive atau exclusive. Inclusive berarti harga produk tersebut sudah termasuk dengan pajak. Dan untuk exclusive, harga produk tidak termasuk dan akan ditambahkan pajak. Dan ini akan berpengaruh terhadap isi dari jurnal entrynya.
Diskon diisi dengan potongan dari total harga produk per produk, ketika diskon terisi akan berpengaruh terhadap isi ayat jurnalnya.
Qty bisa diisi dengan angka desimal, namun tidak bisa diisi dengan nilai minum
Global Diskon pada bagian bawah, akan dibagi ke semua produk dengan persenan nilai dari total nilai produk tersebut
Klik Add Line jika ada produk lain yang ingin dibuatkan tagihan kepada pelanggan. Lalu, klik Add Product to Invoice untuk menampilkan seluruh produk Anda yang telah disimpan sebelumnya.
Jika ada diskon lainnya, maka Anda bisa tambahkan di bagian Diskon Tambahan yang dapat diisi dalam bentuk persen atau nominal
m. Jika ada catatan yang ingin ditambahkan kepada pelanggan, Anda bisa tulis langsung di dalam kolom Description.
Langkah terakhir, Anda bisa menuliskan perihal garansi, persyaratan dll mengenai produk Anda di dalam kolom Syarat & Ketentuan.
Setelah Anda melengkapi semua baris yang wajib diisi, Anda dapat menyimpan Purchase Invoice tersebut dengan tiga cara, yaitu Simpan dan Bayar ke Supplier, Simpan dan Terbitkan atau Simpan Draf.

Langkah Membuat Invoice Penjualan dari Shared Invoice

Klik menu Pembelian > pilih Invoice Pembelian > pilih bagian Shared Invoice
Pilih invoice dari supplier Anda yang ingin disalin menjadi invoice pembelian > klik titik tiga di sebelah kanan > pilih Simpan sebagai Invoice Pembelian
Pilih Simpan untuk menyimpan invoice tersebut
Setelah disimpan maka akan muncul pesan di sebelah atas bahwa invoice tersebut berhasil disimpan sebagai invoice pembelian di akun Anda. Anda bisa klik Lihat Invoice untuk melihat invoice tersebut.

Apa perbedaan di antara Simpan Draf dengan Simpan dan Terbitkan ?

Simpan Draft mengarahkan purchase invoices untuk tidak membuat Ayat Jurnal pada accounting dan pada laporan keuangannya.
Simpan dan Terbitkan akan langsung membuat Ayat Jurnal untuk Purchase Invoice serta menyalin ke laporan keuangannya. Purchase invoice yang sudah disimpan akan muncul pada halaman daftar tabel Purchase Invoice. Jika sebelumnya status Invoice yaitu Draft, maka Anda bisa klik Tindakan lalu pilih Lihat Invoice, setelah invoice terbuka klik Konfirmasi Draft ke Posted.
Simpan dan Bayar ke Supplier akan langsung membuat Ayat Jurnal untuk Purchase Invoices serta menyalin ke laporan keuangannya dan Anda bisa membayar ke supplier Anda menggunakan pembayaran digital Paper.id dengan berbagai metode bayar.

Selain bisa membuat Invoice Pembelian, Anda juga bisa melakukan perubahan atau hapus pada Invoice Pembelian yang telah dibuat sebelumnya, jika Anda membuat kesalahan dalam mencatat invoice tersebut.

Cara mengubah dan hapus invoice pembelian di Paper.id:

Klik menu Pembelian > pilih Invoice Pembelian > pilih My Invoice
Akan muncul daftar Invoice Pembelian yang telah dibuat sebelumnya.
Klik salah satu Invoice Pembelian yang ingin anda ubah > klik Tindakan > klik Ubah, atau Tindakan > klik Hapus jika ingin menghapus

Invoice pembelian yang sudah dihapus dapat dilihat di menu Invoice Pembelian > pilih Tindakan Lainnya > pilih Invoice Terhapus. Invoice yang sudah dihapus tidak dapat diaktifkan kembali, namun Anda dapat menduplikasinya agar terbentuk invoice pembelian yang baru dengan isi invoice yang sama seperti sebelumnya

Implikasi

Ketika membuat Purchase invoice dengan produk track stock = On. Maka jurnal entry yang di buat bukan sebagai beban pembelian, tetapi menjadi persediaan dalam perjalanan. Dan ini akan berpengaruh kepada persediaan dan HPP.
Namun ketika membuat Purchase Invoice dengan produk track stock = off atau membuat manual produk, jurnal entrynya akan menjadi beban pembeliaan dan akan langsung tercatat sebagai HPP dan tidak akan menambah persediaan.
Jika dalam membuat Invoice Pembelian kondisi Direct Sales pada akun Anda Off, maka Invoice Pembelian yang Anda buat tidak akan menambah stok dan untuk menambah stok Anda harus membuat Penerimaan Barang.
Jika dalam membuat Invoice Pembelian kondisi Direct Sales pada akun Anda On, maka Invoice Pembelian yang Anda buat akan menambah stok secara otomatis tanpa membuat Penerimaan Barang.
Setelah Purchase Invoice atau Invoice Pembelian selesai diubah, akan ikut mengubah jurnal entry sesuai dengan nilai ketika invoice di ubah. Dan untuk jumlah hutang, dan status invoice akan mengikuti sesuai dengan apa yang Anda ubah
Purchase Invoice dengan status Paid atau Partially Paid tidak dapat Anda hapus melalui menu ini. Untuk status Invoice yang sudah Paid Anda perlu menghapus pembayaran atas invoice tersebut terlebih dahulu melalui menu Kuitansi Pembelian. Setelah pembayaran dihapus maka invoice tersebut akan dapat dihapus dan juga akan menghapus ayat jurnalnya.
Bagian Shared Invoice berisi invoice-invoice yang dibuat oleh supplier Anda, dan invoice tersebut hanya bisa muncul jika mitra Anda juga pengguna Paper (user to user).