Cara pembuatan Purchase invoice pada Paper.Id

Fungsi Invoice

Purchase Invoices merupakan fitur utama dan baru pada Paper.Id. Purchase Invoices pada Paper.Id memiliki beberapa fungsi yaitu 

• Mencatat Pembelian Produk
• Mengetahui jumlah hutang 

Untuk fitur Purchase Invoices yang diberikan pada Paper.Id terdiri dari fitur 

• Menyalin Purchase Invoices ke Penerimaan barang 

Pembuatan Invoice

Pembuatan Purchase Invoices pada Paper.Id memiliki dua cara, yaitu dengan menyalin dari Purchase Order yang sudah di buat atau bisa membuatnya langsung pada menu Purchase Invoices. Untuk pembuatan secara langsung, Anda dapat masuk ke menu Purchase Invoices

Setelah Anda klik, akan muncul tampilan daftar tabel list invoice

Untuk Membuat Purchase Invoice baru, klik Icon biru yang berada pada pojok kanan Atas dengan tulisan "Create New Invoice". Setelah di klik akan muncul halaman seperti ini

Kotak merah dan angka tersebut menunjukan Baris yang bisa diisi dan wajib diisi. Penjelasan untuk baris tersebut terdapat di bawah ini.

1. Invoice No. berguna juga sebagai Nomor urut dari invoice tersebut, Anda dapat menggunakan berbagai format yang sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda. Setelah Anda menyesuaikan format dan membuat Purchase invoices, Invoice No. akan naik secara otomatis ke nomor yang belum di gunakan (Wajib Diisi)
2. Invoice Date merupakan tanggal Purchase Invoices Tersebut di buat. Invoice Date terisi secara otomatis mengikuti tanggal Anda membuat Purchase Invoices (Wajib Diisi)
3. Due Date adalah tanggal Purchase invoice tersebut jatuh tempo, ini berguna untuk menentukan status dari Purchase Invoices tersebut apakah masih dalam keadaan unpaid atau sudah jatuh tempo (overdue) (Wajib Diisi)
4. Client yaitu penjualan ini di tujukan kepada siapa (Wajib Diisi)
5. Berisi Produk perbaris, Anda dapat mengisi produk tersebut secara manual dengan mengisi nama produk, deskripsi produk, harga produk tersebutm, dan jumlah produk. Selain itu Anda dapat menambahkan diskon dan menambahkan pajak untuk setiap baris produk. (Wajib Diisi)
6. Tombol 'Add Line' berguna untuk menambah baris produk yang ingin Anda daftarkan kedalam Purchase Invoices Anda secara manual. Dan 'Add Product To Invoice' berguna untuk menambahkan produk yang telah Anda daftarkan. Untuk produk yang sudah Anda daftarkan, Anda cukup memasukan jumlah produk tersebut
7. Deskripsi berguna untuk memberikan deskripsi penjualan/catatan kepada pembeli
8. Terms And Condition berguna sebagai pemberitahuan untuk perihal garansi barang, pembayaran, dan detil pembayaran

Setelah Anda melengkapi semua baris yang wajib diisi, Anda dapat menyimpan Purchase Invoice tersebut dengan dua cara, yaitu save draft atau save and confirm.

Perbedannya adalah, ketika save draft maka Purchase invoices tersebut tidak membuat Ayat Jurnal pada accounting dan tidak dapat di salin ke Surat jalan (Fitur untuk Basic User). Dan untuk Save and Confirm, akan membuat ayat jurnal untuk Purchase invoices tersebut dan dapat di salin ke surat jalan. Purchase invoice yang sudah di simpan akan muncul pada halaman daftar tabel Purchase invoice

Menyalin ke Penerimaan barang

Masuk ke halaman lihat Purchase invoices

Pada bagian atas, terdapat tombol kirim barang, ketika tombol tersebut tidak muncul, berarti status dari Purchase invoice Anda masih dalam posisi draft. Anda harus merubah status tersebut dengan cara mengklik ganti status. Setelah di klik, akan mengganti status Purchase invoice dari draft menjadi confirm. Setelah status menjadi confirm akan muncul tombol salin ke penerimaan barang. Ketika di klik akan memunculkan halaman seperti ini 

Untuk tombol draft surat jalan, ketika di klik akan membuat surat jalan dengan status draft. Sedangkan untuk Barang telah Terikirim, ketika di klik akan membuat surat jalan dengan status posted

Ketika salah satu tombol tersebut di klik akan menampilkan pop up seperti diatas, Anda harus memilih lokasi untuk melanjutkan pembuatan penerimaan barang. Untuk lebih detil mengenai surat jalan bisa mengunjungi halaman ini Cara Membuat Penerimaan Barang

Sinkronisasi Surat Jalan

 Sinkronisasi surat jalan merupakan fitur yang berguna untuk menyamakan produk dan kuantiti terhadap surat jualan yang sudah di buat dan terhubung dengan Purchase invoices tersebut. 

Untuk menggunakannya, Anda cukup mengklik tombol sinkronisasi Dokumen stok. Setelah di klik akan memunculkan halaman sinkronisasi

Ketika tombol simpan di klik, produk dan kuantiti yang di ubah pada Purchase invoices akan terupdate juga pada surat jalan yang terhubung. Untuk lebih detil mengenai surat jalan bisa mengunjungi halaman ini Cara Membuat Penerimaan barang