Cara pembuatan Purchase Invoice atau Invoice Pembelian pada Paper.Id

Purchase Invoice atau Invoice Pembelian merupakan salah satu fitur andalan dari Paper.id yang dapat mencatat pembelian produk dan juga menghitung jumlah utang. Membuat purchase invoice atau Invoice Pembelian di Paper.id tidak sulit karena dapat dibuat oleh Owner (pemilik) usaha ataupun Admin. Pembuatannya juga bisa diakses melalui webste ataupun aplikasi Android. Perlu di tekankan untuk pembuatan Purchase Invoice atau Invoice Pembelian apabila Anda ingin menambahkan stock secara otomatis melalui Purchase Invoice atau Invoice Pembelian silakan aktifkan tombol Direct Sales Anda terlebih dahulu.

Pembuatan purchase invoice atau Invoice Pembelian Paper.id dapat dilakukan dengan dua cara, yakni:

A. Menyalin Invoice Pembelian (purchase invoice) yang telah dibuat dari Order Pembelian (purchase order):

Lihat Order Pembelian (Purchase Order) yang telah confirm. Setelah itu klik Tindakan dan pilih Lihat PO.
Kemudian, pilih menu Salin ke Invoice Pembelian (Purchase Invoice).

(tampilan pada Android)
Lalu, pilih Simpan Invoice Pembelian.

B. Buat langsung dari menu purchase invoice:
Klik menu Invoice > Purchase Invoice > Buat Invoice Pembelian Baru
Mengisi Invoice No. yang berguna sebagai nomor tagihan yang akan terima dari supplier/pemasok. Format dari pembuatan Invoice No. itu bebas sesuai dengan keinginan Anda sebagai pemilik usaha.
Mengisi Invoice Date sebagai tanda kapan invoice tersebut diterbitkan oleh supplier/pemasok. Format telah tersedia jadi Anda dapat mengisinya dengan mudah.
Mengisi Due Date atau tanggal jatuh tempo pembayaran dari Purchase Invoice.
Mengisi Supplier atau pemasok dari Purchase Invoice.
Mengisi penjelasan produk yang dijual kepada pelanggan, mulai dari nama produk, deskripsi, jumlah produk, diskon (jika ada), pajak dan jumlah keseluruhan setelah dihitung secara total.

Pajak bisa dipilih inclusive atau exclusive. Inclusive berarti harga produk tersebut sudah termasuk dengan pajak. Dan untuk exclusive, harga produk tidak termasuk dan akan ditambahkan pajak. Dan ini akan berpengaruh terhadap isi dari jurnal entrynya.
Diskon diisi dengan “%” dari total harga produk Qty, ketika diskon terisi akan berpengaruh terhadap isi dari jurnal entrynya.
Qty bisa diisi dengan angka decimal, namun tidak bisa diisi dengan nilai minum
Global Diskon pada bagian bawah, akan dibagi ke semua produk dengan persenan nilai dari total nilai produk tersebut

Klik Add Line jika ada produk lain yang ingin dibuatkan tagihan kepada pelanggan. Kemudian, klik Add Product to Invoice untuk menampilkan seluruh produk Anda yang telah disimpan sebelumnya.
Jika ada catatan yang ingin ditambahkan kepada pelanggan, Anda bisa tulis langsung di dalam kolom Description.
Langkah terakhir, Anda bisa menuliskan perihal garansi, persyaratan dll mengenai produk Anda di dalam kolom Syarat & Ketentuan.
Setelah Anda melengkapi semua baris yang wajib diisi, Anda dapat menyimpan Purchase Invoice tersebut dengan dua cara, yaitu Save draft atau Save and Confirm.

Apa perbedaan di antara Save draft dengan Save and Confirm ?

Save Draft mengarahkan Purchase invoices untuk tidak membuat Ayat Jurnal pada accounting dan pada laporan keuangannya.
Save and Confirm akan langsung membuat Ayat Jurnal untuk Purchase Invoices serta menyalin ke laporan keuangannya. Purchase invoice yang sudah disimpan akan muncul pada halaman daftar tabel Purchase Invoice. Jika sebelumnya status Invoice yaitu Draft, maka Anda bisa klik Tindakan lalu pilih Lihat Invoice, setelah invoice terbuka klik Konfirmasi Draft ke Posted.

Implikasi

Ketika membuat Purchase invoice dengan produk track stock = yes. Maka jurnal entry yang di buat bukan sebagai beban pembelian, tetapi menjadi persediaan dalam perjalanan. Dan ini akan berpengaruh kepada persediaan dan HPP.
Namun ketika membuat Purchase Invoice dengan produk track stock = off atau membuat manual produk, jurnal entrynya akan menjadi beban pembeliaan dan akan langsung tercatat sebagai HPP dan tidak akan menambah persediaan.
Jika dalam membuat Invoice Pembelian kondisi Direct Sales pada akun Anda Off maka Invoice Pembelian yang Anda buat tidak akan menambah stok dan untuk menambah stok Anda harus membuat Penerimaan Barang.
Jika dalam membuat Invoice Pembelian kondisi Direct Sales pada akun Anda On maka Invoice Pembelian yang Anda buat akan menambah stok secara otomatis tanpa membuat Penerimaan Barang.